BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Pemeliharaan sarana dan prasarana
pendidikan adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan pengaturan agar
semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan
secara berdayaguna dan berhasil guna dalam mencapai tujuanpendidikan.
Pemeliharaan merupakan kegiatan
penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut
kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya
yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam
keadaan baik. Pemeliharaan dimulai daripemakaian barang, yaitu dengan cara
hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus
dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang
dimaksud.
Penyimpanan sarana dan prasarana
pendidikan adalah kegiatan untuk melaksanakan prosesmenampung/mewadahi
hasil pengadaan barang-barang milik sekolah demi keamanannya, baik yang belum
maupun yang didistribusikan. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima barang,
menyimpan barang dan mendistribusikan barang.Agar
terkoordinir data tentang sarana dan prasarana yang dimiliki sebuah organisasi
khususnya pada hal ini sarana dan prasarana pendidikan.
Adanya bukti tertulis terhadap sebuah
kegiatan tentang pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
v Memudahkan
dalam pengecekan barang.
v Memudahkan
dalam pengawasan.
v Memudahkan
ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
B.
Batasan
Masalah
Untuk mempersingkat pembahasan, dibatasi masalah pada beberapa hal
berikut ini :
1. Pengertian Pemeliharaan Penyimpanan Sarana Prasarana sekolah
2. Tujuan dariPemeliharaan dan Penyimpanan Sarana Prasarana sekolah
3. Fungsi dari Pemeliharaan dan Penyimpanan Sarana Prasarana sekolah
4. Laporan Pemeliharaandan Penyimpanan Sarana dan Prasarana yang diajukan
5. Cara
Pengkodean BarangPemeliharaandan Penyimpanan
Sarana dan Prasarana
C.
Rumusan
Masalah
Adapun
rumusan masalahpadabeberapahalberikutini :
1. Apa Pengertian
dari Pemeliharaan dan Penyimpanan Sarana dan Prasarana?
2. Jelaskan Tujuan dari Pemeliharaandan Penyimpanan
Sarana dan Prasarana?
3. Bagaimana Fungsi Pemeliharaandan Penyimpanan
Sarana dan Prasarana?
4. Bagaimana cara membuat Laporan Pemeliharaandan Penyimpanan
Sarana dan Prasarana yang akan diajukan?
5. Bagaimana cara Pengkodean BarangPemeliharaandan Penyimpanan Sarana dan Prasarana?
D.
Tujuan
Adapun
tujuan yang diharapkan dapat diketahui dari pembahasan makalah ini adalah
1. Pembaca dapat mengetahui pengertian Pemeliharaan
dan Penyimpanan
Sarana dan Prasarana
2. Pembaca
dapat mengetahui tujuan dari Pemeliharaan dan Penyimpanan Sarana dan Prasarana
3. Pembaca dapat mengetahui fungsi dari Pemeliharaan dan Penyimpanan Sarana dan Prasarana
4. Pembaca
dapat mengetahui cara membuat laporan Pemeliharaan
dan Penyimpanan
Sarana dan Prasarana
5. Pembaca dapat mengetahui cara
pengkodean barang Pemeliharaan dan Penyimpanan Sarana dan Prasarana
E.
Metode Penyusunan
Metode yang digunakandalampenyusunanmakalahiniadalah
observasi yaitusuatu metode penyusunan karya ilmiah yang dilakukan dengan cara
menganalisis dan mewawancara serta survey ke lokasi. Selain itu, penyusun
menggunakan pendekatan kualitatif dalam membuat makalah mengenai data dan
informasi yang ditelaah.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Inventarisasi Pemeliharaan dan Penyimpanan Sarana Prasarana Sekolah
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana
adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan
tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan
prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan
tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada
benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk
benda-benda yang tidak bergerak.
Pengadaan
semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua
kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan
inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan
dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana
yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan
terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap
organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan
yang sama.
Pemeliharaan
Sarana dan Prasarana merupakan kegiatan penjagaan atau
pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya
baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus
menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik.
Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam
menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas
yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.
Penyimpanan sarana dan prasarana adalah kegiatan
yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil
pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain,
atau diperoleh dari bantuan.
B.
Macam-Macam Inventarisasi
Pemeliharaan dan Penyimpanan Sarana Prasarana Sekolah
1)
Macam-macam Inventarisasi Sarana dan Prasarana
Fungsi dari penempatan barang
inventaris ini adalah untuk penyelenggaraan pengurusan pembagian atau pelayanan
barang secara tepat, cepat, dan teratur sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan
penempatan adalah menyelenggarakan penyaluran barang kepada unit kerja,
menyelenggarakan administrasi penempatan dengan tertib dan rapi.
Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku
pencatatan inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :
a.
Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan
untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh
suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
b.
Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang
digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang
ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah
ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
c.
Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang
digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum
diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk
mencatat barang yang habis pakai.
2)
Macam-Macam Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
Ada beberapa
macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah ditinjau dari
sifat maupun waktunya. Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan
sarana prasarana pendidikan di sekolah antara lain:
a. Pemeliharaan
perlengkapan bersifat pengecekan
b. Pemeliharaan
yang bersifat pencegahan
c. Pemeliharaan
yang bersifat perbaikan ringan
d. Perbaikan
berat.
Sedangkan
jika ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan sarana dan
prasarana pendidikan di sekolah antara lain:
a. Pemeliharaan
sehari-hari, seperti menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu
b. Pemeliharaan
berkala, misalnya pengontrolan genting, pengapuran tembok.
Jenis-Jenis Pemeliharaan Sarana dan
Prasarana dapat dibedakan menjadi 3 macam,adalah sebagai berikut :
a.
Pemeliharaan Terencana
Pemeliharaan terencana adalah jenis
perawatan yang diprogramkan, diorganisir, dijadwal, dianggarkan, dan
dilaksanakan sesuai dengan rencana, serta dilakukan monitoring dan evaluasi
(Sunarto 2002:4). Perawatan terencana dibedakan menjadi dua, yakni perawatan
terencana yang bersifat pencegahan atau perawatan preventif, dan perawatan
terencana yang bersifat korektif.
b.
Pemeliharaan Preventif
Pemeliharaan yang bersifat
pencegahan, adalah pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan yang
secara sadar dilakukan melalui tahapan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, serta monitoring dengan tujuan untuk mencegah terjadinya gangguan
kemacetan atau kerusakan fasilitas atau peralatan sekolah. Pemeliharaan
preventif adalah perawatan yang dilakukan pada selang waktu tertentu dan
pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa kriteria yang ditentukan
sebelumnya dengan tujuan untuk mencegah dan mengurangi kemungkinan suatu
komponen tidak memenuhi kondisi normal (Depdikbud, 1999:2).
c.
Pemeliharaan Korektif
Pemeliharaan yang bersifat
memperbaiki akan berkaitan dengan deteksi kerusakan, penentuan lokasi
kerusakan, dan perbaikan atau penggantian bagian yang rusak.
1. Tahapan
pemeliharaan korektif
·
Deteksi:
a. Cek fungsi
b. Cek kinerja
c. Perbandingkan
dengan spesifikasi alat/sistem
·
Menentukan Lokasi:
a. Cek fungsi
tiap blok (bagian dari sistem)
b. Cek komponen
pada blok yang tidak bekerja dengan baik
·
Perbaikan:
a. Perbaiki
atau ganti komponen yang rusak dengan yang baru
C.
Tujuan Inventarisasi Pemeliharaan dan Penyimpanan Sarana dan Prasarana Sekolah
1. Tujuan
Inventarisasi Sarana dan Prasarana
a. Agar
Peralatan tidak mudah hilang.
b. Adanya
Bukti secara tertulis terhadap Kegiatan Pengelolaan Barang sehingga
dapatdipertanggungjawabkan.
c. Memudahkan
dalam Pengecekan Barang.
d. Memudahkan
dalam Pengawasan.
e. Memudahkan
ketika Mengadakan
Kegiatan Mutasi/Penghapusan
Barang.
2. Tujuan
Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
a. Untuk
mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika
dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu peralatan akan jauh lebih
mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut
b. Untuk
menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan
sehingga diperoleh hasil yang optimal
c. Untuk
menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencekkan secara rutin
dan teratur
d. Untuk
menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut.
3. Tujuan
Penyimpanan Sarana dan Prasarana
a.
Agar barang tidak cepat rusak.
b.
Agar tidak terjadi kehilangan barang.
c.
Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan
apabila barang tersebut dicari.
d. Memudahkan
dalam pengawasan.
e. Memudahkan
dalam analisis barang.
D.
Fungsi Inventarisasi Pemeliharaan dan Penyimpanan Sarana dan Prasarana Sekolah
1. Fungsi
Inventarisasi Sarana dan Prasarana
a. Mencatat, menghimpun data asset yang
dikuasai perusahaan/organisasi.
b. Menyiapkan dan menyediakan bahan
laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan asset
perusahaan/organisasi.
c. Menyiapkan dan menyediakan bahan
acuan untuk pengawasan asset perusahaan/organisasi.
d. Menyediakan informasi mengenai asset
perusahaan/organisasi.
2. Fungsi
Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
a.
Menghindari Adanya Kerusakan terhadap suatu barang
b.
Memudahkan dalam Pengontrolan suatu barang sehingga
menghindar dari Kehilangan
c. Mempertahankan agar
barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
3.
Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana
a.
Memudahkan dalam
analisis barang
b. Memudahkan dalam pengawasan
c. Memudahkan
ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
E. Pelaporan Sarana dan Prasarana
Laporan sarana dan prasarana kantor
adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan
prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan
prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau
setahun).
1). Fungsi laporan sarana dan prasarana
kantor adalah :
a. Sebagai bahan pertanggung jawaban.
b. Sebagai pengendali persediaan.
c. Memberikan informasi tentang barang
yang tersedia dan mutasi barang.
d. Sebagai dasar atau bahan dalam
pengambilan keputusan pimpinan.
Dalam
menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan,sebaiknya dilampiri dengan
beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :
1.
Bukti penerimaan barang.
2. Bukti
pembelian barang.
3. Bukti
pengeluaran barang.
4. Kartu
barang
5. Kartu
persediaan.
6. Daftar
inventaris.
7. Daftar
rekapitulasi barang inventaris.
2). Teknik
pembuatan laporan disusun sebagai berikut :
a. Memeriksa
barang.
b. Menghitung
persediaan barang awal tahun anggaran.
c. Menghitung
penerimaan dan pengadaan barang.
d. Menghitung
pengeluaran barang.
e. Menghitung sisa
persediaan.
f. Mencatat mutasi
barang.
g. Melaporkan
kepada atasan atau pimpinan.
a.
F. Pengkodean Sarana dan Prasarana
Pada dasarnya maksud dan tujuan mengadakan penggolongan
barang ialah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan
sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu,baik secara fisik
maupun melalui daftar catatan ataupun dalam ingatan orang.dengan pengolahan
kode barang akan dapat ditemukan dengan barang-barang yang dicari.
Sandi atau kode yang dipergunakan melambangkan nama atau
uraian kelompok/jenis barang adalah berbentuk angka bilangan (numerik) yang
tersusun menurut pola tertentu,agar mudah diingat dan dikenali,serta memberi
petunjuk mengenai formulir nama jenis barang tertentu.di samping itu pula,penyusunan
angka nomor kode itu terdiri dari tiga dan empat angka,yang dipisahkan oleh
sebuah tanda titik.Angka pertama dari susunan tiga didepan adalah untuk
menyatakan jenis formulir yang digunakan. Dua angka berikutnya yaitu yang berada sebelum tanda
titik,merupakan sandi pokok untuk kelompok barang menurut ketentuan didalam
masing-masing formulir.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Pemeliharaan adalah kegiatan penjagaan
atau pencegahan dari kerusakan suatu barang. Jadi, dalam sarana dan prasana membutuhkan
kegiatan pemeliharaan sehingga sarana dan prasarana tersebut kondisinya selalu
dalam keadaan baik dan siap digunakan. Selain pemeliharaan, sarana dan
prasarana juga membutuhkan kegiatan penyimpanan sehingga terjaga keamanannya.
B.
Saran
Dalam pembuatan makalah ini penulis
menyadari banyak kekurangan, karena keterbatasan waktu. Dalam makalah ini
penulis berharap agar pembaca bisa menambahkan isi dari kekurangan makalah ini
agar makalah ini menjadi sempurna dan dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran.
c. Kesan
Dalam mengerjakan tugas observasi dan pembuatan makalah ini kami sangat
senang karena kami dapat menambah wawasan lebih luas, dapat berkomunikasi baik
secara langsung dengan narasumber, serta dapat meningkatkan kerjasama dengan kelompok
dalam hal pembuatan makalah ini.
LAMPIRAN
Pertanyaan-pertanyaan
dari kelompok lain sebagai berikut:
A. Pertanyaan
1.
Kelompok
1
-
Alicia Jihan : “Siapa yang membuat Laporan
Inventarisasi, bagaimana cara menindaklanjuti?
2.
Kelompok
2
-
Dinda Uswatul ummah : “kendala apa saja yang sering
terjadi dilaporannya,bagaimana cara penanganannya sesuai dengan dilaporannya?
3.
Kelompok
3
-
Hasri Arsyadhana : “menurut kelompok kalian,cara
apa yang harus dilakukan agar tujuan pemeliharaan berjalan dengan baik?
4.
Kelompok
4
-
Lalan Ardi : “didalam tujuan laporan sarana dan prasarana kantor,apakah KIR dan alat
pembantu termaksuk kedalam contoh bentuk laporan,jika ya siapa penanggung
jawabnya?
5.
Kelompok
5
-
Meitrisya Puspa Kencana
: “Hal apa saja
yang menjadi mutasi barang ?
6.
Kelompok
7
-
Nurul Aisyah : “dalam tujuan
penyimpanan,hal-hal laporan apa saja yang harus diperhatikan agar tujuan
penyimpanan tercapai ?
7.
Kelompok
8
-
Sanih Ayu : “apabila kerusakan tingkat
berat, bagaimana cara penanganannya sesuai dengan prosedur di Kaprog AN?
B. Jawaban
1.
Kelompok
1
-
Alicia : Cara mengembangkan minat dan kemampuan membaca para
siswa yaitu pertama kita harus membuat perpustakaan menjadi tempat yang menarik
dan nyaman untuk belajar, seperti yang sudah kelompok penyaji sarankan,
perpustakaan perlu membuat taman baca disekolah agar minat siswa untuk membaca
semakin meningkat .
2. Kelompok 2
-
Dinda :Prosedur pengembalian jika buku yang dipinjamkan hilang, yaitu dengan
cara pertama siswa/i lapor kepada petugas perpustakaan jika bukunya hilang,
kemudian siswa/i harus menggantinya dengan cara memfotokopi buku yang hilang
tersebut . Sistem computer mengapa dihapus ? sebenarnya system computer bukan
dihapuskan, tetapi tidak berjalan, karena mengingat membutuhkan dana yang cukup
besar sehingga kurangnya orang untuk mengelola system computer tersebut. Untuk
perpustakaan yang baru nantinya akan diadakan kembali system computer.
-
3. Kelompok 3
-
Hasri : yang mengurus prosedur perencanaan di perpustakaan adalah Pak Bais,
selaku pengurus perpustakaan .
4. Kelompok 4
-
Lalan : Buku perpustakaan untuk pelajaran tidak ada penyeleksian, karena
sekolah mengajukan buku yang diperlukan kepada pemerintah, dan pemerintah akan
memberikan buku yang diperlukan , kecuali buku-buku sumbangan dari siswa/i itu
tentunya diseleksi terlebih dahulu , agar tidak ada unsur yang menyesatkan.
5. Kelompok 5
-
Meistrisya : Peran Kepala Sekolah dalam perpustakaan adalah adalah lebih
bertanggungjawab atas pemeliharaan gedung (sarana dan prasarana) sekolah. Jadi,
peran Kepala Sekolah yaitu melakukan observasi secara teratur dan kontinyu
terhadap kondisi ruangan yang ada didalam ruang belajar (perpustakaan). Dan
segera mengadakan perbaikan bila terdapat kekurangan.
6. Kelompok
7
-
Nurul
: 1. Ruangan yang luas, alasannya agar dapat menampung lebih banyak siswa. 2.
Adanya AC, alasannya dengan udara yang sejuk dapat membuat si pembaca lebih
merasa nyaman. 3. Memperbanyak rak buku, alasannya agar buku yang terdapat di
perpustakaan tersusun dengan rapih dan tidak berantakan, taman baca alasannya
agar siswa tidak suntuk dan lebih nyaman apabila suasana baca nya lebih indah.
7. Kelompok
8
-
Sanih : Bisa untuk menaruh
tas, handphone, dan barang-barang yang
dibawa lainnya.
